Application métier pour la gestion d’événements culturels

Contexte et objectifs du client

À propos d’Afozic

Basée à Sallanches au cœur du pays du Mont-Blanc, Afozic est une structure incontournable dans le paysage culturel local et régional. Elle orchestre des spectacles vivants et événements de tous types, grâce à un savoir-faire transdisciplinaire mêlant direction artistique, technique et logistique. Elle opère aussi bien dans le secteur public (municipalités, événements sportifs, foires) que privé (palaces, hôtels, groupes de luxe…).

Problématique

L’application initiale, développée en 2008, ne répondait plus aux nouveaux usages ni à la complexité croissante des projets pilotés par Afozic. La gestion des contrats, des artistes, de la facturation et de la relation client nécessitait un outil plus moderne, modulaire et connecté.

Objectifs

• Repenser l’architecture de l’application pour couvrir l’ensemble des besoins internes
• Intégrer la gestion multi-structure (Afozic et Artist For Events)
• Créer des interfaces personnalisées pour les artistes et les organisateurs
• Faciliter la génération de documents et la communication avec les prestataires
• Automatiser les tâches administratives (URSSAF, déclarations, signatures, factures…)

Solutions techniques et fonctionnalités clés

Afin d’accompagner l’évolution de l’activité d’Afozic et de répondre aux exigences croissantes en matière de gestion événementielle, une refonte complète de l’application web a été réalisée. Cette nouvelle version repose sur des choix technologiques pérennes et sur une architecture fonctionnelle adaptée aux différents profils utilisateurs. Elle intègre un ensemble de modules permettant d’optimiser les processus internes, d’assurer une meilleure traçabilité des actions et de renforcer l’autonomie des intervenants externes.

Technologies utilisées

• Laravel (backend PHP moderne)
• Vue.js (interface web dynamique)
• Meilisearch (moteur de recherche rapide)
• Serveur dédié Debian

Fonctionnalités principales

• Gestion multi-tenant : une seule application, plusieurs structures indépendantes
• API centralisée : pour connecter les différentes parties prenantes (clients, artistes, partenaires)
• Espace artistes et groupes : fiches complètes, styles musicaux, spectacles associés, accès dédiés
• Contrats & Documents : rédaction, génération, envoi, signature, relance automatique
• Facturation complète : devis, factures, avoirs, suivi de paiement
• URSSAF et DPAE : déclaration directe des intermittents via l’API Transat
• Feuilles de route automatisées : envoi d’infos pratiques et techniques aux artistes
• Interfaces web dédiées :
  • Organisateurs : contrats, documents, transmission de documents en ligne
  • Groupes : gestion des spectacles et fichiers
• Connexion aux services externes : Google Calendar, messagerie transactionnelle, API GHS

Approche méthodologique

Un développement sur-mesure, basé sur un audit des besoins actuels et futurs, une migration complète des données historiques, et une attention particulière portée à l’expérience utilisateur pour chaque profil (administrateur, artiste, organisateur).